LITERATUR REVIEW: PERANAN KOMUNIKASI VERTIKAL DAN HORIZONTAL DI KANTOR

Mutia Gayatri Pangestu (125211056)

Jurusan Administrasi Niaga Program Studi D-III Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

Communication is a vital matter in a based organizations and individuals in the company. Communication that occurs within the company is communication upward and downward communication can greatly influence the results of the achievement of the same goals of the company. One way that a communication that occurs between the vertical and the horizontal is the communication process according to a communication process and deliver the right on the mark of the communicator to the communicant . With so communication that occurs between subordinates and superiors can work well and effectively .

Keywords: Communication, horizontal, vertikal, effective

Pendahuluan

Dalam era globalisasi ini suatu komunikasi sangat perlu dan penting digunakan untuk menyampaikan suatu pesan atau pendapat kepada seseorang atau suatu kelompok. Komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Menurut Griffin (2003:105) komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Dengan adanya komunikasi yang efektif khususnya komunikasi yang terjadi kepada atasan dan bawahan dapat membuat suatu komunikasi yang berjalan dengan baik. Pada belakangan ini masalah komunikasi sering terjadi antara atasan kepada bawahan dan begitu sebaliknya dengan berbagai-bagai macam penyebab seperti yang dijelaskan oleh Schermerchorn (1986) dalam Nawawi (2009:235) paling sedikit menemukan lima sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghambat proses komunikasi yang efektif: Gangguan fisik, masalah semantik, diferensi kultural, ketiadaan umpan balik, efek status.

Menurut Ismail Nawawi (2003:224) menjelaskan bawha Komunikasi dalam Organisasi mempunyai sejumlah pengaruh, baik terhadap tipe sasaran, tugas keorganisasian dan maintenance. Dengan respek terhadap sasaran tugas (produktivitas) tanpa beberapa saran untuk komunikasi ke bawah (downward communication), para pekerja tidak akan mengetahui apa yang harus dikerjakan atau apa pekerjaan yang mereka terima dan kapan, serta bagaimana mengerjakan pekerjaannya. Sebaliknya, tanpa adanya proses komunikasi ke atas (upward communication), pimpinan tidak akan mempunyai informasi yang dibutuhkan untuk menentukan apa yang harus dikatakan untuk dikerjakan karyawan untuk masa yang akan datang. Karyawan dan para manajer tiap tingkatan ingin mengetahui bagaimana pekerjaannya dan departemennya dalam operasi total dan mereka ingin diinformasikan tentang perubahan yang mungkin ada dan berbagai pengaruhnya terhadap pekerjaan atau lingkungan kerja.

Munculnya kesalahpahaman komunikasi menurut Djoko Purwanto (2006:13) dapat disebabkan oleh 4 faktor:

1.  Masalah dalam mengembangkan pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya karagu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2.  Masalah dalam menyampaikan pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pasan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik.

3. Masalah dalam menerima pesan

Sebagaimana halnya dengan enyampaian pesan, menerima pesan pun tidak luput dari masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

4.  Masalah dalam menafsirkan pesan

Masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendahaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan muncunya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

a.       Perbedaan latar belakang

Secara umum, kemampuan untuk menyerap informasi bergantung pada pengalaman masaa lalu dan biasanya berlangsung lama. Oleh karena itu, bila belajar sesuatu yang baru, seseorang cenderung untuk mencoba mencocokkannya dengan dengan pola yang telah ada. Jika informasi baru tidak cocok, terdapat kecenderungan untuk mengubah dan bukannya menata kembali pola yang ada.

b.      Perbedaan penafsiran kata

Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang yang berbeda, baik itu asal usul daerah, budaya, pendidikan, usia, maupun yang lain.

c.       Perbedaan reaksi emosional

Satu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi akan dapat membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Menurut harmon chaniago (2013:205) aliran komunikasi terbagi kedala komunikasi ke bawah dan keatas.

Aliran Komunikasi

Ada banyak hasil studi yang menunjukkan bahwa komunikasi merupakan kompetensi utama yang dibutuhkan di kantor. Di dalam aliran komunikasi seorang supervisor kantor bertindak sebagai saluran utama formal untuk komunikasi yang mengalir ke atas maupun ke bawah. Supervisor kantor harus berhati-hati dalam memilih saluran komunikasi dan menerima umpan baik serta mengambil tindakan dalam berkomunikasi. Untuk sukses dalam berkomunikasi seorang supervisor bukan saja harus memperhatikan komunikasi ke atas dan ke bawah (Upward – Downward Communication) tetapi juga harus memperhatikan komunikasi horizontal dan diagonal komunikasi. 

Komunikasi Ke bawah

Komuniksi ke bawah mengalir dari pucuk pimpinan oraganisasi membawa pesan perencanaan dan pengambilan keputusan untuk mengarahkan bawahan. Alasan ini pula mengakibatkan perusahaan menyediakan dana dan waktu agar komunikasi ke bawah lancar, dengan cara:

• Memberitahu karyawan tentang tanggung jawab pekerjaan mereka
•  Daftar pemahaman dan dukungan karyawan tentang sarana manajemen dan tujuan perusahaan
•  Intruksikan karyawan untuk menemukan cara bagaimana meningkatkan produktivitas mereka
•  Pengumuman dan penyampaian ke karyawan tentang hasil/kinerja yang mereka capai.

Keterbukaan adalah kunci untuk sukses berkomunikasi dengan karyawan (komunikasi ke bawah). Kebanyakan pesan disampaikan secara formal kebawah melalui tatap muka, pertemuan-pertemuan, waktu rapat atau secara tertulis. Pimpinan yang terlalu formal akan membuat takut dan enggan bagi karyawan untuk berkomunikasi. Ketika diputusan untuk menggunakan aliran komunikasi ke bawah,  maka ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

1. Kecepatan penyampaian. Beberapa saluran komunikasi lebih cepat dibanding menggunakan saluran lainnya. Contoh: perubahan strategi perusahaan lebih cepat disampaikan dengan mengadakan rapat dibandingkan dengan mengumumkannya di papan pengumuman atau di koran.
2. Kepantasan untuk setiap level karyawan. Pekerjaan yang komplek di perusahaan memerlukan pertimbangan tersendiri bagi setiap manajer dan supervisor dalam menyampaikan informasi ke bawan apakan akan disampaikan secara terbuka atau tertulis.
3. Presepsi dari pemegang wewenang. Banyak orang beranggapan bahwa komunikasi ke bawah hanyalah wewenang pemegang kekuasaan langsung. Para pimpinan tertinggi bisa saja menggunakan komunikasi ke bawah dengan jalan mengadakan pertemuan-pertemuan pada yang bukan bawahan langsungnya.
4.  Penyampaian informasi yang sebenarnya, baik berita duka maupun berita gembira.
5. Kebutuhan akan umpan balik. Umpan balik dapat disampaikan pada waktu pertemuan-pertemuan, publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dan papan pengumuman yang digunakan untuk menyampaikan berita perusahaan.

Komuniaksi ke Atas

Komunikasi ke atas mengalur tegak lurus ke atas dari satu tingkatan ke tingkatan yang lebih tinggi dalam organisasi. Arus komunikasi yang efektif membantu memotivasi para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efesien. Saluran komunikasi ke atas digunakan untuk:

1. Memberikan pimpinan dan supervisor umapan balik, yang menandakan apakah pesan telah diterima dan dipahami
2. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan pada level yang lebih tinggi
3. Menjalankan perbaikan dan perubahan sistem
4. Memberi kesempatan kepada pegawai kantor untuk bertanya, komplain, keluhan dan untuk menunjukkan kepuasan dan ketidakpuasan dengan cara yang telah di atur.

Biasanya saluran yang paling efektif untuk komunikasi ke atas adalah dengan diskusi yang informal antar karyawan dengan supervisor. Di dalam diskusi ini masalah utama adanya keengganan atau ketidak ampuan para manajer dan para supervisor mendorong tumbuhnya umpan balik sudut pandang karyawan. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan manajer dan para supervisor untuk mengenal jiwa orang dan ketidakmampuan mereka menaruh diri mereka pada posisi sebagai bawahan sehingga mereka dapat memahami pemikiran bawahan. Akibatnya komunikasi ke atas yang berlangsung dan pesan yang disampaikan sering tak dapat dipercaya dan bertujuan untuk menyenangkan pimpinan saja. Efek ini diperparah lagi bila sebagian orang yang menghalang-halangi karyawan lain untuk menyampaikan berita sebenarnya, baik berupa keluhan, ketidakpuasan ataupun kesalahan lainnya.

Untuk mengatasi hal tersebuta dapatlah dibangun suatu sistem saran karyawan. Sistem saran digunakan untuk membangun moril antar karyawan untuk berpikir serius sekitar pekerjaan mereka. Para karyawan diberikan saluran ke atas untuk menawar gagasan yang mengakibatkan pengurangan biaya dan penghapusan pemborosan baik pada atasan langsung mereka atau pucuk pimpinan.

Komunikasi Horizontal/Lateral

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi sesama satu level. Komunikasi ini dibutuhkan untuk melakukan koordinasi atar unit, melaksanakan pekerjaan secara bersama. Komunikasi ini dapat dilaksanakan menyamping ke kiri atau ke kanan. Komunikasi ke samping adalah penting dalam rangka mengkoordinir aktivitas karyawan dan untuk memudahkan interaksi mereka melaksanakan pekerjaan mereka. Komunikasi ke samping terjadi antar personil di tingkat yang sama.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal terjadi bila seorang karyawan berkomunikasi dengan bukan atasan langsungnya, baik yang dilakukan secara formal maupun informal. Komunikasi diagonal dapat juga dilaksanakan menurun atau menaik, seperti pucuk pimpinan bekomunikasi secara langsung dengan karyawan terendah di perusahaannya atau terjadi sebaliknya. Komunikasi diagonal ditujukan untuk mendengarkan saran, masukan, keluhan dari unit lain dalam lingkup satu organisasi.

HAMBATAN KOMUNIKASI

Ada beberapa hal, yang menjadi penghalang seseorang dalam berkomunikasi, antara lain:

1. Perbedaan persepsi, antara yang mengirimkan berita dengan yang menerima berita. Masing-masing orang membawa persepsinya sendiri ketika ia menerima pesan dari pihak lain, kemudian ia akan memberikan umpan balik pada pengirim berita. Para pimpinan kantor perlu mempelajari karakter para karyawan masing-masing dalam nerkomunikasi dan dihubungkan dengan pesan mereka serta nada tambahan emotional apa yangmungkin diperlukan agar komunikasi lebih efektif, seperti berusaha mendengarkan keluahan, menerima masukan , bersikap terbuka dalam menerima kritikan. Disini kunci komunikasi yang efektif adalah keterbukaan akan umpan baik yang disampaikan oleh karyawan.
2.  Perbedaan dalam semantik. Semantic adalah ilmu tentang tingkah efek tingkah laku manuasia. Sebagai contoh kita kadang mengatakan “Hal demikian mungkin saja terjadi”. Kata Mungkin ditafsirkan dengan cara yang berbeda oleh pengirim dan penerima pesan, suatu penghalang telah diciptakan dengan adanya kata “mungkin”. Suatu pesan mungkin diterima dengan cara yang berbeda dibanding maksudnya.
3. Perbedaan status. Status atau tingkatkan di dalam struktur organisasi mempengaruhi mutu komunikasi. Perbedaan ini menciptakan penghalang komunikasi, karena lebih mudah orang berkomunikasi pada level yang sama. Oleh karena jangan heran bisa saja terjadi sekelompok orang yang berada lebih tinggi tidak akan memberikan informasi secara keseluruhan . bila ini terjadi artinya para manajer telah melemahkan pesan yang harus disampaikan. Tetapi hal demikian juga sering terjadi sealiknya, dimana para bawahan hanya memberikan informasi secara partial saja, mewarnai informasi atau menyimpan berita yang mungkin tidak enak didengar oleh atasan.
4. Perbedaan kecenderungan mental. Penyimpanan adalah kecenderungan mental. Penyimpangan adalah kecenderungan mental seseorang ini merupakan suatu penghalang dalam berkomunikasi secara langsung (face to face). Penyimpangan ditemukan ketika seseorang yang bekerja berusaha mempresepsikan agar lawan bicaranya meniru-niru sesuatu atau bertindak sesuatu seperti orang lain. Contoh kecenderungan penyimpangan adalah pemikiran tentang “posisi manajer penjualan sebaiknya laki-laki, tetapi untuk salesman lebih tepat wanita”. Hambatan lainnya adalah berkembangnya sefat tidak mau disalahkan atau sifat masing-masig membela diri dan merasa diri yang paling penting, pendengaranlemah/aga tuli dan punya minat percaya pada desas-desus (grapevine).
5. Perbedaan pada iklim organisasi. Beberapa organisasi mendorong karyawan berperan dlam pengambilan keputusan dengan cara memberikan pendapat mereka secara terbuka.unit ini berusaha menciptakan iklim keterbukaan, saling hormat dan saling mempercayai. Pada unit lain para manajer dan supervisor tetap otoriter dan menakuti-nakuti keikut sertaan keryawan untuk mengungkapkan pendapat mereka secara bebas. Hambatan lain adalah tingkatkan hirarki yang terlalu tinggi, yang menyebabkan penyampaian pesan dan informasi menjadi lambat, wewenang manajerial dan spesialisasi pekerjaan terlalu sempit. Oleh karena itu perlu dipertimbangkan iklim organisasi yang ada dan mereka ciptakan sendiri dalam berkomunikasi di masing-masing organisasi.
6. Jargon bisnis. Jargon adalah penggunaan istilah-istilah yang ganjil untuk suatu aktivitas atau kegiata khusus tertentu seperti di kegiatan bisnis. Kadang penerima pesan tidak dapat memahami apa yang dimaksud oleh pesan tersebut. Jargon dapat disampaikan secara tertulis ataupun dengan lisan. Untuk mengatasi ini dapat diberikan pelatihan “bagaimana cara menulis dan berbicara dengan jelas” pada karyawan. Beberapa organisasi mengirimkan manajer dan supervisor mereka pada berbagai kegiatan seminar.
7. Lemah dalam membaca. Beberapa karyawan memiliki kelemahan dalam memahami dan membaca program aktivitas organisasi, sehingga mereka tidak dapat dengan cepat merespon apa yang diinginkan oleh organisasi, klien dan karyawan lainnya. Hal tersebut dapat dideteksi dari awal dengan cara memahami pesan kerja yang disampaikan. Untuk mengatasi ini diperlukan pelatihan tertentu yang dapat dilaksanakan secara internal atau external.

Untuk mengatasi dan mengurangi hambatan komunkasi di atas, pada bagian dibawah ini diberikan sepuluh prinsip untuk berkomunikasi dengan baik:

Menurut Quible dalam Chaniago (2013: 211) The Ten of Commandment of Good Communication:

1. Cari kejelasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan
2. Teliti tujuan sebenarnya dari setaiap komunikasi.
3. Pertimbangan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan
4. Konsultasikan dengan pihak lain bila perlu, dalam perencanaan komunikasi. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi
5. Ambil kesempatan, untuk mendapatkan kesempatan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik
6.  Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan
7. Perhatikan konsistensi komunikasi
8. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi
9. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti
10. Sepuluh prinsip komunikasi tersebut dapat dikembangkan dan dimodifikasi oleh manajer dan supervisor kantor sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi.

Peranan Komunikasi dalam Manajemen

Peran-peran interpersonal meliputi interaksi dengan supervisor, bawahan, manajer-manajer selevel, dan pihak-pihak lain di luar organisasi. Peran-peran pembuatan keputusan meminta manajer untuk mencari dan menggunakan informasi di dalam proses pembuatan keputusan dan kemudian mengkomunikasikan keputusan-keputusan tersebut kepada orang lain. Peran-peran informasional berfokus secara spesifik pada pengumpulan dan penyebaran informasi.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi dimulai saat seseorang (pengirim) mengirimkan fakta, ide, pendapat, atau informasi lainnya kepada orang lain (penerima). Fakta, ide, atau pendapat ini memiliki makna bagi si pengirim, apakah itu sederhana dan konkret, atau kompleks dan abstrak. Langkah berikutnya adalah meng-encode makna ke dalam bentuk yang sesuai dengan situasi. Proses encoding ini bisa berbentuk kata-kata, ekspresi wajah, sikap tubuh, atau bahkan ekspresi artistik dan tindakan fisik. Setelah di-encode, pesan ditransmisikan melalaui saluran atau media yang tepat. Saluran-saluran umum dalam organisasi diantaranya adalah rapat, e-mail, memo, surat, laporan, dan percakapan telepon. Setelah diterima,pesan di-decode kembali ke dalam bentuk yang memiliki makna bagi si penerima.

Menurut  Soenarko Setyodarmojo (2003: 82) menjelaskan ada 2 sifat dari komunikasi dalam manajemen, yaitu:

• Komunikasi satu arah (one-way communication), umpanya : perintah, nota, directives, pengarahan, indektrinasi, propaganda, publisitas, (surat-edaran, buletin, majalah berkala) dan lain-lain.

Gambar XIII. Komunikasi satu arah 

                                                                                                                      

• Komunikasi dua arah (two-way traffic communication), seperti: rapat dinas, musyawarah, diskusi, musyawarah, diskusi, persuasi, konsultansi, dan lain-lain.

Gambar XIV. Komunikasi dua arah

 

Komunikasi dapat pula dibedakan antara:

• Komunikasi tatap-muka (face-to-face communication). Komunikasi ini daoat berjalan antara seorang dengan seorang yang lain, dapat pula antara seorang dengan kelompok masyarakat, atau antara 2 kelompok.
• Komunikasi melalui sarana atau media (mass media communication, yang kadang disingkat pula dengan mass communication), yaitu komunikasi dengan mempergunakan sarana seperti radio, TV, surat kabar, majalah dan lain sebagainya.

Gambaran XV. Mass media communication

Kesimpulan

Komunikasi dapat menjadi suatu hal yang menguntungkan apabila digunakan dengan baik, begitupun dapat menjadi suatu masalah apabila komunikasi tidak berjalan atau berlangsung tepat sesuai isi dan sasaran. Salah satu keuntungan dari suatu perusahan adalah dengan komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan di kantor maupun begitu sebaliknya.

Daftar Pustaka

Nawawi, Ismail. 2009. Perilaku Administrasi. Surabaya: ITSPres.

Setyodarmodjo, Soenarko. 2003. Public Relation. Surabaya: Papyrus.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa CV.